联系我们
设为首页
加入收藏
关于印发《安徽医科大学会议管理办法(暂行)》的通知
发布时间: 2012-11-06   访问次数: 563

安徽医科大学文件

校办字〔2011〕5

 

 

关于印发《安徽医科大学会议管理办法(暂行)》的通知

 

各部门、各单位:

现将《安徽医科大学会议管理办法(暂行)》印发给你们,请遵照执行。

 

 

 

年三月九日

 

 

 

 

 

安徽医科大学会议管理办法(暂行)

 

为加强我校各类会议的组织与管理,做好统筹和协调工作,确保会议质量和效率,使会议的管理进一步科学化、规范化,结合我校实际,制定本办法。

一、会议安排的原则

会议安排遵循精简高效、急缓有序和力求节约的原则进行。会议召开应确有必要,主题鲜明,准备充分,注重实效;能合并召开的会议,要合并召开,并尽可能缩短会议时间,合理安排与会人员;部门职责范围内或分管校领导权限内可以决定的事项,尽量不组织会议研究。

二、会议类型及负责部门

(一)学校党委会、校长办公会、校领导务虚会、校领导工作工作会议等由校办公室负责组织安排。

(二)以学校名义召开的大型综合性会议,由校办公室牵头组织,相关部门配合。

(三)各种专题性、业务性会议,由业务主管部门和单位牵头组织会务,相关部门予以配合。

(四)各部门和单位内部召开的各种会议,由各部门和单位自行组织。

(五)为解决紧迫问题和突发事件所召开的会议,由主持会议的校领导指定相关部门和单位负责组织,其他部门和单位予以配合。

三、会议召集的基本程序

(一)确定会议中心议题

全校综合性会议议题一般由校领导或校办公会确定;业务会议或者专题会议由业务主管部门和单位根据工作的实际需要提出,报分管校领导审定。各部门在确定会议中心议题时,要本着集中、精简的原则进行安排,确保会议达到预期目的。

(二)确定会议议程、日程、主持人和与会人员名单

全校综合性会议议程、日程、主持人和与会校领导名单,由校办公室根据校党政主要领导意见进行安排与协调;各种业务会议,除安排分管校领导和必须出席的校领导外,一般不邀请其他校领导参加。各部门、单位出席人数应控制在最低限度,应选派最有代表性的人员出席,一般情况下学院党政主要负责人不必同时出席同一个业务性、专题性会议。

(三)履行会议报批手续

由部门和单位组织的全校业务性会议、专题性会议、承办的校外会议、需要安排在校外召开的会议,须经分管校领导批准;由部门和单位组织的各类规模较大的会议或者重要会议,经分管校领导同意后,报校党政主要领导批准,必要时报党委会或校长办公会讨论。需使用学校公共会议场所(包括:体育馆、图书馆学术报告厅、图书馆会议室与接待室、行政楼六楼会议室)的,应提前一周填写《安徽医科大学学术报告厅、体育馆使用申请单》,以便统筹安排,并制定安全工作应急预案。

(四)会议通知

学校党委和行政召开的会议及大型综合性会议,由校办公室根据会议决定或校领导指示负责会议通知;各类专题性、业务性会议,由负责组织的职能部门做好会议通知。会议通知应含以下要素:会议内容、会议时间、地点、与会人员和会议要求等。

校办公室每周一上午根据校领导安排,制定一周会议安排,未纳入一周安排的会议,一般不作临时安排。

(五)会场布置

会议组织部门负责会场布置,相关部门予以协助。会场布置包括:会标、主席台、会场座次、席卡、音响、多媒体投影、鲜花、茶水及分会场准备等,具体视会议的规模和重要程度而定。

大型会议、重要会议,会标及主席台领导或来宾座次方案,应提前与校办公室沟通。

校办公室要加强对大型会议、重要会议筹备与召开过程的指导与协调。

(六)会场服务

大型的重要会议,主办单位必须安排签到,内容重要且需要一段时间斟酌的材料,应提前两天发给会议代表;其它会议材料可在会前发放。

特别重要的会议还应制发会议证件,安排录音录像、摄影照相、新闻报道、合影留念、礼仪服务、安全保卫等。

(七)会后工作

会议组织部门和单位应根据会议精神,尽快将校领导和上级领导的重要讲话整理成文稿,必要时草拟会议纪要,送校办公室按程序制文;重要会议,需将全套会议材料整理后送学校档案馆存档;会议的决议、决定,由会议组织部门负责督促落实。

四、会议纪律

(一)与会人员应按要求出席会议,如因特殊情况不能出席,必须提前向会议组织者或主持人请假,并在获准情况下,安排其他人员出席。 

(二)出席会议的人员,一般应提前5-10分钟到达会场,不得迟到、早退。会议期间,应关闭移动电话或将其置于振动、静音状态,并不得办理与会议无关的事情。 

(三)与会者发言必须提前做好准备,紧扣主题,重点突出,内容精炼。

(四)凡涉密事项,与会人员必须严格按保密要求办事,妥善保管会议文件,需要退回的文件要及时退回。

(五)凡属学校部门在校内外召开的会议,必须严格履行报批手续,明确责任人。

五、本办法自发文之日起实行,由校办公室负责解释。

  

 

主题词综合   会议管理   办法   通知

安徽医科大学办公室             201139印发

拟稿人:李伟斌                      校对人:王 丽