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安徽医科大学校办公室工作规范
发布时间: 2008-03-17   访问次数: 675

安徽医科大学校办公室工作规范

 

为适应建设特色鲜明、国内先进水平的教学研究型医科大学的要求,充分发挥办公室的职能作用,严格履行办公室各类人员岗位责任制,提高办事效率,强化工作质量,进一步增强服务能力和服务水平,使办公室的工作朝制度化、科学化、规范化和程序化方向发展。特制定本室工作规范。

一、每日工作准备及办事要求
1
、工作人员必须遵守学校规定的作息时间,按时上下班。出差、病、事假需按学校规定履行请假手续。
2
、上午上班要提前10分钟到达办公室,搞好卫生,整
理好办公室,在规定的上班时间开始工作。
3
、上班后要明确当日个人工作事项及分工,核查校领
导当日的事务安排表,做好有关准备工作,征询、了解校领导和办公室领导当日的其他工作安排、交办任务。
4
、保持办公室的工作秩序,认真、迅速、高效、有序
地进行工作。

    5、节约资源,不得浪费水、电、纸张及其他办公资源。

6、下班后及时清理个人物品,关闭电脑、打印机、复印机等办公工具电源,检查水龙头和门窗是否关紧。
 
二、文秘工作规范
文秘工作的基本要求是准确、及时、保密。
(一)党委文件发布的主要形式和适用范围。

1、《中共安徽医科大学委员会文件》,主要用于发布干部任免通知、党委综合决策、纪律检查、组织、宣传、统战、大学生的教育和管理、群众团体工作、安全、保密、武装和文秘等工作发文。

    2、《中共安徽医科大学委员会决议书》,主要用于校党委会议定事项。

(二)校行政机关文件发布的主要形式和范围。
1
、《安徽医科大学文件》,主要用于学校行政各类公文。
2
、《安徽医科大学会议纪要》,主要用记载学校重要的
专题会议精神和议定事项。
3
、《安徽医科大学函件》,主要用于发不相隶属机关的
公文,与兄弟院校联系工作、通报情况等。

4、《安徽医科大学校长办公会决议书》,主要用于校长办公会议定事项。

(三)文件所用字号

标题用2号小标宋字体,秘密等级和保密期限、紧急程度及主题词用3号黑体,签发人(会签人)姓名用3号楷体,主题词用3号小标宋体,发文字号及主送机关、正文、时间、附件、附注、抄送(报),印发均用3号仿宋体。
   
(四)文件审批权限
   
学校的重要文件,应由校党政主要负责人签发;一般事务性文件,可由分管该项工作的校领导签发;党政联合文件,由党政主要负责人会签;凡发经校外的各类文件应分别由党政主要负责人签发。

(五)行文程序
    1
、拟搞。文秘人员必须根据领导交待或会议决定进行文件的起草工作,并按规定的格式和体类行文。学校规划、党委工作报告、校长工作报告、学校党政工作要点等重要文件的起草,文秘人员必须认真领会行文目的、意图,列出提纲。经有关领导同意后,方能动笔。初稿完成以后,文秘人员须反复修改,要求语言表达准确,文字简练通顺,标点符号正确,书写整洁清楚。

2、收稿。文秘人员收到各部门拟稿,以学校名义印发的各类文件时,要认真核对文种、公文格式、语言表述是否准确,确定无误后送各级领导批阅。

3、核稿。经反复修改后的文稿由分管副主任初审后,送办公室主任审核。
    4
、签发。经核稿后的文稿,送有关校领导阅后定稿、签发。签发人对文件负责,署全名,注明年、月、日。
    5
、编号、校对、成文。经领导签发的文件,由办公室指定的秘书负责编号,仔细校对,形成正式文件。
    6
、加盖印章。我校全面实现网上办公,校内发文除存档外,不进行打印、盖章。发往学校以外的文件,由文秘人员认真校对后,印制成文,加盖印章。
   7
、分发。文件成文后,文秘人员要严格按发文范围进行分发。以学校名义上报下发的文件,要履行分发文的登记手续。定密文件要以机要件寄发。
    8
、归档。电子文件办理结束后直接归档。纸质文件加盖印章后与原稿一并存档,在次年的四月底以前进行整理归档,及时向综合档案室办理移交手续。

(六)印鉴使用程序

1、学校印鉴包括党委、行政印章,钢印,校领导签名章,法人证书,组织机构证书、学校介绍信。

2、使用部门需填写《启用公章审批表》,由分管校领导批准后启用印鉴。

3、分管领导不在时,可通过电话、短信等方式请示,或由校领导授权办公室主任批准。

4、除特殊情况外,不得加盖空白印鉴。

5、出示法人证书,组织机构证书复印件时,需在复印件上注明事由,并加盖公章。

(六)收文程序
    1
、机要文件的签收处理
   
机要件原则上由机要秘书负责签收,办公室其他人员受机要秘书之托,也可签收。接受机要文件时,在认真核对件数及号码后,方可签收。
   
机要秘书对接收的机要文件要立即启封,并进行登记、编号、分类,送交办公室主任拟办。
   
机要秘书根据办公室主任拟办意见,将机要件呈校领导传阅。传阅过程中,要认真做好文件的提示、收回工作,加速文件的传阅速度。

需转有关部门办理或传阅的文件,机要秘书要按照校领导批示分发,严格按照文件办理时限,确保办结,急件急办。

分管副主任和秘书人员要按照办公室主任和校领导批示,做好有关文件的落实,督办和检查工作。
   
2)校内各单位发文的签收处理
   
秘书人员要将校内各单位发文送办公室主任批阅,需送校领导的文件,及时送交校领导阅示。
   
3)校外来件的处理
   
凡是上级机关或外单位寄给办公室的文件材料及信函等,由办公室机要秘书负责拆封、登记、处理。
   
对上级及外单位寄来的一些有参考价值的文件材料,及时送交有关领导参阅。
   
对上级机关的来电,要认真详细地做好记录,及时送办公室主任和有关领导阅示,并将承办结果向有关领导汇报。
   
(七)来信来访的处理
    1
、对校内外的群众来信,要以认真负责的态度进行处理。对询问事宜、反映问题的来信,要做好登记,及时处理。要求函复以及回话的,要在十天内予以答复。
    2
、办公室人员要热情接待每一位来访者,要抽出时间进行必要的交谈,需要有关部门协助处理的,应会同有关部门一道处理,使来访者满意。
    
三、对外接待工作
   
负责接待来校视察、检查、联系与办理有关工作和参观访问的领导和来宾。
    1
、要了解清楚来宾的职务、级别、性别、人数、抵达日期和乘车、船、飞机的班次、联系方式等事项。
    2
、按学校有关规定确定接待规格,确定来宾住所,安排接送车辆和人员。
    3
、主动向客人了解来访意图及要求,商量活动日期,安排好来访人员的培训、生活等。如有需要,尽早为来访者订购返程票。将接待日程安排表印送有关校领导和部门。
    4
、按照大体对等、对口的原则,请分管领导同志去来宾住所看望客人,并事先安排好会见地点和陪同人员。
    5
、来宾带来的访问和调查提纲,应提前通知有关部门,以便做好准备。
    6
、根据来访人员的要求,安排召集校内有关人员开座谈会或汇报会。
    7
、如需安排来宾到市区以外参观游览,需报请校领导批准。
    8
、外事接待工作要严格遵守外事纪律。

四、会议安排

1、每周一按照校领导日程表,安排一周会议工作。

2、党委会、校长办公会提前两天做好议题和相关材料准备工作,送校领导阅。

3、全校综合性、大型会议提前发布网络公告,必要时发送短信或书面通知。

4、会馆中心承办校内外会议,要严格执行审批制度,定期公布会议安排。

5、由办公室承办的各类会议,要做好会前准备、会场保障和记录、会后资料整理工作。

五、档案工作

1、做好“九防”工作,即防霉、防盗、防火、防水、防潮、防尘、 防高温、防强光、防有害气体和有害生物等,确保档案安全。

2、加强对各部门立卷的业务指导及档案质量的检查、验收工作。按照规定的分类编号方案,对档案进行统一分类、登记、编目、排列。

3、馆藏档案范围分为开放档案和未开放档案两部分。利用方式为查阅、借阅、复制、摘录、咨询、函调、出具档案证明等等。

4、校内外各单位和个人凭身份证、工作证及介绍信等合法证明,可以利用已经开放的档案。利用未开放档案或其他组织保存的档案,应当经档案室或有关组织同意。涉及未公开的技术问题,须经该技术课题负责人同意;涉及机密问题的须经校办公室主任(分管副主任)批准。

5、外国人或外国组织利用本室已开放档案,应当经上级主管机关介绍和档案室同意。

6、各类档案利用一律在档案室进行,原则上档案原件不外借。本校各单位如确因工作需要外借档案的,应办理登记手续后方可借出。借阅期限一般不超出一周。外单位人员利用档案概不外借。

六、车队工作

1、车队要为用车单位及个人热情做好服务工作,按照指定时间到达指定接送地点。

2、               加强驾驶员的安全教育,保障安全行车。

3、               对车辆进行经常性的保养、维护,保持车辆性能

良好,保持车辆干净整洁。

 

 

〇〇八年三月十四日